7月に式場プランナーと初回打ち合わせをしてきました！
式場との成約は2020.12に済んでいましが
初回打ち合わせはその約７か月後でしたので
「打ち合わせ始まるのまだだっけ？大丈夫かな…？」
と夫婦で心配になりつつある中、、
「そろそろ打ち合わせを始めるんでヨロシク！」と式場プランナーからから唐突に電話が来ました。
記事を書いている時点ではまだ２回目打ち合わせ前です。
本記事は令和結婚式における実録ノンフィクション・事実の記録レポートです！
(馬から落馬状態！笑)
コロナ禍という望まぬおまけ付きです。
初回打ち合わせまでの宿題
電話で初回打ち合わせの日程調整をして
メールで初回打ち合わせまでの宿題を提示されます。
私たちの式場では専用のWEBサービスが用意されており
ゲスト管理や打ち合わせまでの宿題などがWEBでできるようになってます。
結婚式ってわりとアナログなイメージありますが、さすが令和は違いますね。
ファーストカウンセリングシートの入力
WEBで入力する方式になっており以下のような項目を事前に埋めていきます。
ハネムーン
パーティーイメージ
列席した結婚式で印象に残ったシーン
興味のある挙式シーン
興味のある披露宴パーティー
こだわりポイント
家族構成
趣味・特技
思い出エピソード
仕事について
ゲストのリストアップ
こちらもWEBで管理できますが、
まずは招待したいゲストをWEBサービスに招待します。
招待されたゲストは名前や住所を登録してもらい、新郎新婦が事前にリストアップしたゲストの情報と紐づけます。
これによって「あの人の名前の漢字わからないから聞かないと…」という悩みがなくなります。これは便利！
住所もゲストに登録してもらうので間違えようがないです。
二次会の準備
二次会をする場合はこの段階で段取りと会場予約をします。
私たちは二次会しないのでスルーです。
コロナ禍でなければ多分二次会してたかもです。
列席者の衣装決め
親が衣装をレンタルするかどうか、
ヒアリングするきっかけにもなりました。
ブーケ・フラワーの検討
商品決定はプランナーとの打ち合わせ時ですが、
結婚式のテーマや好きな色、嫌いな色、ブーケスタイルを事前に選びます。
この辺はひぃちゃんにお任せしていて黄色やピンク系で考えています。
招待状の検討
招待状のデザインイメージを決めます。
私たちはポケモンフェアに参加しているのでかくれんぼピカチュウのデザインにしました♪
こちらが実際の招待状です。
前撮りの検討
結婚式当日では見れない新郎新婦を写真に残すイメージですが、
私たちは沖縄の宮古島で撮影予定です。
式場提携のプランもありますがやはり高いので個人で探しました。
初回打ち合わせの内容
初回打ち合わせはプランナーとの初対面でもあります。
成約時に担当してくれた方とは別の方でした。
でもしっかりした知識と説明で進めていただけて安心して話を聞くことができました。
見積内容の確認
まずは成約時に作成した見積内容の再確認です。
「大きな声で言えないですが特典が沢山ついていて大変お得ですね」と仰っていたのが印象的です。
各宿題について一通りの説明
WEBで入力してきた内容などを一通り確認しました。
ただ、ここで１つ問題が…。
宿題としてゲストリストアップをしてきましたが、
コロナ禍でパーテーションをつけた場合は配置できるテーブルの数が限られ、結果的に合計55人までしか座れないとのことでした。
「先にいってよー！！」という状態です。
既に声掛けしている人数が60人程いたので人数削減という対応が必要になってしまいました…。
結果的に調整はできたものの式場から事前に伝えるべき話ですね…。
当日までのスケジュール確認
残り３カ月ですので、いつ２回目/３回目/４回目の打ち合わせをするかなどのスケジュールを最初に確認します。
最終的な日程確定は式場との調整後にメールで確定しました。
当日のスケジュールについて
プランナーが作成してきた当日のスケジュールを確認します。
ただ最初はテンプレとなっていて、フラワーシャワーはやるか、
来賓挨拶はどうするかなどの細かいところは次回への宿題となります。
試食会について
結婚式で出す料理の試食会を開催してくれるということで
「プレミアムディナー」への招待です。
もちろん、参加してとても美味しい料理をいただきつつ
このメニューはこう変えるといいかもといったイメージをつかみます。
写真は玄米のムースとお刺身、海苔ジュレでお寿司をイメージした料理です。おしゃれすぎる。
引出物について
引出物は引菓子と縁起物も併せてそれぞれのカタログから選びますが
すべてWEB版商品カタログでできることを知り、プランナーも驚くほどの短時間で即決。
ゲストは当日荷物を増やさなくて済むし、私たちが選ぶ手間もなくなります。
各打ち合わせまでの宿題について
次回は２回目打ち合わせですが、それ以降の打ち合わせまでの宿題も説明を受けました。
宿題の前倒しはやっちゃってOKということですね。
２回目打ち合わせまでの宿題
２回目打ち合わせまで約２週間です。
初回打ち合わせの１週間後くらいに宿題について会話した時に、
「あれ、これって何だっけ？」というのが出てきたのでプランナーに聞いちゃいました。
打ち合わせ時に決定できるものはその場で決めてもいいかもしれない、と感じました。
ゲストの最終リストアップ
私たちは初回打ち合わせ後に招待するゲストに連絡して
WEB上で名前と住所を登録してもらいました。
招待状の校正
初回打ち合わせ後に招待状作成の委託業者から連絡を受け校正します。
内容は特に問題なかったですが、ここで招待状のセット数を決定するため
ゲストの最終リストアップが前提になってきます。
人数調整も必要だったため中々タイトでした汗
招待状は既におうちに届いてます！(２回目)
当日のスケジュール詳細を話し合う
受付する人/乾杯する人/友人スピーチ/お色直しのエスコート役などです。
細かい話になるので30分～1時間はかかりました。
席次を決める
大体ゲストのリストアップで決めているので配置調整ですね。
料理と飲み物の検討
料理はシェフと別途打ち合わせがあり
飲み物はスタンダードなプランでいいよねということになってます。
ケーキデザインを決める
段数に比例して値段も上がるということもあり
1段ケーキでポケモンをちりばめるイメージで考えています。
初回打ち合わせ終わっての所感
ゲスト招待数が実は制限されていたことに関して
これが今回の一番の問題ですね。
コロナ禍仕様ですが、せめて最初に言ってほしかったです。
WEBサービスは便利
ゲスト管理、TODOリスト、WEBご祝儀対応もできるのでとても便利ですね。
打ち合わせ時には大量の紙資料をもらいますが笑
打ち合わせ時間以外もプランナーと要会話！
ビジネスでもそうですが、打ち合わせは段取りがすべてなので
打ち合わせ時間以外も不明点はすぐにプランナーに確認することが重要と気づきを得ました。
情報量が多いので書きたいことも書ききれないですが…
また別の記事で書きます！
2回目の打ち合わせ記事レポもお楽しみに！
